Puedes usar las funciones:
www.php.net/dir
De PHP, esto revisará el contenido de archivos de un directorio de tu servidor (su nombre, fecha de creación .. y algunos datos más sobre el archivo en sí).
Con eso ya lo podrías "indexar" .. creando tu archivo o BBDD. Ahora, si tu dices que vas a ingresar más archivos a ese directorio; ¿como lo vas hacer? directamente por FTP? o vas a usar algún script de PHP para el proceso de "upload" (subir tu imagen).
Si subes las imagenes por FTP (o por otro médio que no sean tus scripts PHP), vas a tener que "disparar" tu proceso de indexación cuando tu hagas ese proceso .. o hacerlo "automáticamente" a intervalos de tiempo (lo cual no te asegurará que indexado tengas todo lo que realmente está en tus directorios).
Un saludo,