Deberías plantear la solución ya en este momento como una aplicación.
Es decir, pensar que necesitas una "Base de datos" (Mysql? otra .. da lo mismo), .. un "programa" (en PHP? Ok, lo vas a orientar para la web). Y en crear tu aplicación como tal que constará de algunas cosas como: formularios de ingreso de datos, otros listados para consulta de esos datos .. etc. Incluso definición de usuarios con niveles: administradores .. etc ..
A su vez .. que tengas tus datos en una "Base de datos" y así los gestiones no quita que tu puedas hacer "funcionalidadas" a tu aplicación para que "exporte" datos a un .xls y que el usuario final continue su trabajo con esos datos en Excel si le viene mejor. Pero la "fuente" principal de datos y esa organización de la información lo debería dar una "Base de datos" y una aplicación que lo gestione ..
Usar una "planilla/hoja de cálculo" Excel como "Base de datos" plantea muchos problemas .. por ejemplo el más común es de "concurrencia", es decir .. que dos usuarios pretendan adjuntar información a ese .xls a la vez .. o el n° de personas que podrían abrir ese .xls simultánemaente o la falta de control total sobre "quien" adjunta información .. quien vé que cosas y quien no.
De todas formas si insistes en tu idea .. -sólo- si usas PHP bajo windows podrías usar COM y de ahí abrir tu .xls para escribir y leer quedando los datos en el mismo .xls (en el servidor) si los modificas.
Revisa la documentación oficial de PHP:
www.php.net/com
Un saludo,