Puedes conectarte a tu servidor POP/IMAP de tu cuenta de correo vía funciones:
www.php.net/imap o por sockets y el protocolo POP3 (en sitios como
www.phpclasses.org tienes ejemplos)
El proceso sería:
1) conectarte a tu cuenta de e-mail ..
2) indentificar dentro de la lista de "asuntos" de tus e-mails que pueda contener esa cuenta en ese instante .. cuales cumplen algún patron (que supongo que será algo psudo-fijo)
3) obtener esos N mail's que cumplan el patrón del punto 2.
4) "parsear" tu e-mail en busca de más patrones .. en tu caso ese e-mail que por ahí anda y otros datos.
5) con esos datos .. generar tu e-mail de respuesta y/o almancenarlo en tus BD o donde gustes para tener un registro.
Como detalle .. si accedes a esa cuenta de e-mail .. hazlo por IMAP o por POP (según sea esta .. nada de webmails sólo .. no te serviría para estos propósitos) pero, deja "cópia" en el servidor para que no interfiera con estas rutinas que implentaras.
Con las mismas funciones de acceso a IMAP/POP a tu cuenta de e-mail .. cuando tengas "cerrado el trato" con tu comprador .. podrías entrar de alguna forma crear un panel de control para "tickear" sobre los pedidos que ya tienes claro como para iniciar un proceso de borrado de esos e-mails en esa cuenta de e-mail.
Un saludo,