Cuanta informacion puedo mantener activa en Access???

[Samaris]

Estoy haciendo un sistema en VBasic con Access
La informacion corresponde a instituciones educativas y varia
de año en año, tanto el inventario de materiales como registro
de calificacione, etc...

Como se ve, es bastante información

Ahora... lo que quiero saber es cuanta informacion es conveniente guardar en los archivos activos,
se me ocurre que solo este grabada la informacion del año actual y cada año que pasa se saque del
sistema a traves de un respaldo,pero luego no podre hacer comparaciones de los datos en varios años

que opinan???

Gracias!!