Pues debes guardar esa "ficha" en una tabla de base de datos y que cada ficha tenga la ruta "fisica" para linkear el archivo cuando lo encuentren o lo quieran ver.
Debes especificar tus conocimientos apra poder guiarte un poco más.
Aquí un par de links de BD Mysql
http://www.mysql-hispano.org/page.php?id=23
Al final de éste verás un diagrama similar quizás a lo que necesitas.
http://www.mysql-hispano.org/page.php?id=27