Hace tiempo participe en un proyecto similar para una biblioteca... prestamos en linea, consulta de acervo, etc. el proyecto quedo en linea, con la ventaja de que se podia adaptar a una intranet, pensando en aquellas poblaciones en donde la tecnologia del internet todavia no ha llegado... porque tristemente en la realidad hay comunidades rurales las cuales no cuentan con estos servicios que tal vez para muchos es de lo mas normal.
A lo que voy es que si lo que necesitas es poner una intranet tienes que adaptar una red en la escuela (si es que ya la tienen, que bueno) asi solo te preocuparias por instalar el servidor en alguna de las maquinas en mi caso te recomendaria el IIS para windows, asi puedes manejar el ASP con algun paquete como el Access, que no es propiamente un manejador de bases de datos, pero que te puede auxiliar con las consultas ya que puedes utilizar lenguajes de consulta como el SQL.
Si no quieres batallar la otra opcion es contratar un servicio de hospedaje, el cual te brinde paquetes prediseñados por ejemplo yo contrate uno y tengo hospedado esta pagina
www.solotbk.com es solo una prueba para ver como funciona el PHP-Nuke tiene varios foros y hasta una opcion de chat prediseñada que con unos cuantos click's tienes funcionando a la perfeccion.
Lo que si tienes que hacer si te inclinas por esta opcion es registrar un nombre de dominio y pagar el hospedaje.
Yo lo contrate en
http://www.xeonex.com.mx/ ellos son de Veracruz (yo vivo en Monterrey Nuevo Leon) y los pagos los hice mediante deposito bancario.
Pues esa es mi recomendacion... mucha suerte en tu proyecto... respecto a cuanto cobrar... es una buena pregunta.