Cuantos datos se puede cargar en una bd y que funcione bien?

[Mithrandir]

5000 registros no son problema para ningun manejador, incluso para Access eso es poco.

Siempre es bueno tener en cuenta reglas generales como la normalización y el uso de índices, no importa el tamaño de tu DB, fuera de eso, no tienes de qué preocuparte por 5000 registros.