PHP está para automatizar, pero para explicarte como hacer todo ese sistema si no tenes ni idea de lo que es programar o usar PHP va a hacer falta mucho mas que un post en un foro
Todo eso que deseas se puede automatizar. Basicamente es guardar los usuarios en una tabla de tu BD, en ese mismo momento crearle una carpeta, copiarle su imagen y enviarle un mail con toda esa informacion. Y para todo esto tenes
funciones para BD,
para archivos y
para mails.
Tenes conocimientos de programacion?
Saludos