Bueno Defero o me expliqué mal o no se.
Al decirte que al poner un servidor puede ser un Windows Server o una distribución Linux, es solo para eso. Un servidor y no cambiarle a los clientes el SO que tienen actualmente. Ahora, la idea de un servidor, es que
NADIE DEBE TOCARLO, solo el administrador.
Este es un ejemplo:
Reemplazar un servidor Windows NT/2000 utilizando Linux y SAMBA
La ventaja de un servidor Linux a un Windows, es que para Linux podes encontrar muchas cosas libres y se ahorrarían el trabajo de comprar licencias para todo.
Si por el momento solo pensas en productos ofimáticos, pues dejas instalado OpenOffice en el servidor (basandome si este fuera Linux) y configuras el mismo para que sea accesado remotamente. Creas lógicamente los usuarios en el Linux y en los clientes, instalas alguna aplicación de acceso remoto. Un ejemplo sería este:
Como acceder graficamente a Linux desde windows de forma eficiente
De esa forma, los clientes windows se conectan al Linux con su propio usuario, su escritorio y sus aplicaciones sin problemas.
Ahí es donde entra a "jugar" la potencia del equipo que va a ser de server. No creo que sea complicado ponerles en el escritorio los iconos de OpenOffice y menos explicárselos.
En uno de mis clientes que tiene todo windows (Servidores y clientes) logré convencerlos de poner unos equipos viejitos con Linux, se los configuré les mostré solo una ves el uso de OpenOffice y listo CERO STRESS.
Siguiendo con el ejemplo, en el linux configuras samba para que crea un ambiente por usuario matriculado y de esta forma, los usuarios podrán pasarse sus archivos del linux al windows con un simple mapeo.
En cuanto a crear una impresora virtual para generar PDFs, donde viste el inconveniente? es una impresora creada en un equipo, se comparte y se instala en los clientes windows. Cuando quieran generar un pdf, hacen uso de esa impresora compartida e instalada localmente y su pdf queda físicamente en su disco duro o donde deseen guardarlo.
Con un servidor Windows, vas a poder hacer lo mismo, pero el costo monetario es alto. Si estas dispuesto o esas personas están dispuesto a pagar, Citrix es una opción y la otra terminal server pagando para más usuarios.
Eso es lo que he comprendido sobre tu consulta, si no es eso, por favor trata de dar un panorama completo pero resumido del lugar y el fin de la empresa para ver si logramos ayudarte.