como crea un "Centro de documentos"

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Existen en la web muchos scripts para esa función, o puedes adaptar un script para esa función, por ejemplo joomla es muy bueno para ello. Lo Bueno de usar estos scripts es que ya traen preconfigurados los niveles de accesos y puedes configurar el sistema para que avise a ciertos usuarios la adicion de contenido. e-groupware es otro script.