Un sistema de captura de algo como eso no implica mayor problema, simplemente necesitas un editor
wysiwyg (ese es uno de tantos, hay otros gratis).
Los demás campos que propones no se en que momento se van a actualizar, pero independientemente de ello, creo que lo que primero necesitas es definir un plan de trabajo:
1) Definir si vas o no a crear un sistema de captura. Si sí tomar en cuenta capacitación para que ahora en lugar de Word usen tu página. Si no, toma en cuenta cómo vas a subir esos archivos (el mostrarlos no es más que descargarlos)
2) Elegir la BD's que utilizarás, esto depende de lo que estén dispuestos a invertir en la compra de una BD's "de verdad", pero siempre puedes tener Access, SQL Express u Oracle Express si quieren algo sin costo.
3) Empezar a trabajar
Lamento no poner código ni nada, pero yo aún no veo que tengas ya algo decidido para empezar a hacer. Si nos aclaras más una duda específica ya podríamos hacer algo
Saludos