Ayuda para este desarrollo

[RoyMckrank]

Hola a todos, apenas estoy empezando en esto de la programación y el diseño web.
Voy a hacer un sitio para una constructora y este cliente me pide (espero ser lo mas claro posible):

*Poner archivos .doc, .xls., .ppt y .pdf para que puedan ser descargados desde el sitio por los arquitectos (a esto no le veo mucho problema)
*Que los arquitectos, una vez que han modificado el archivo bajado, lo puedan volver a subir al sitio para que este disponible en esa nueva versión.
*Y que, mientras ese archivo esté "en uso" no se le permita a nadie más bajarlo.

Los dos últimos puntos son los que no consigo entender cómo hacer; más o menos lo de subir archivos, podría ser como lo hace Scribd. (http://www.scribd.com)
pero por supuesto en el mismo servidor donde se aloja la página.

Ustedes qué me sugieren?
(la página la estoy haciendo en XHTML y CSS)

Les agradezco mucho su ayuda!