Sobre la primera parte que no entiendes:
Cuando el usuario ingresa su nombre de usuario y contraseña y es validado por tu sistema se supone que ya está conectado, una vez conectado haces una consulta buscando el registro en la tabla pedidos para ver si ya ha ingresado algun registro o no, por qué? porque tal vez sea la primera vez que ingresa o bien, no ha ingresado todos los campos que debiera, cómo lo identificarás?, fácil por ello he añadido el campo id_usuario en la tabla pedidos.
Sobre lo que comentas de 3 formularios si funcionaria y si aplicaria que pusieras el numero de campos que tendria cada usuario, pero seria más bien en la tabla usuarios, sería lo más conveniente para que cuando se conecte el usuario ya sepas cuantos registros debe llenar.
Y sobre el id_pedido sería generado automaticamente por mysql (o el gestor de base de datos que estés usando, para ello necesitas decirle que es autoincrement).
El status practicamente es para que no borres el registro de tus usuarios, y si por algun motivo no quieres que ingresen a tu sistema indetifiques mediante ese campo cuales van a tener o no acceso, obvio eso también lo verificarias cuando un usuario ingresa su usuario/contraseña.
Para ti util porque queda la información para futuras consultas que quieras hacer sin borrar información y denegando acceso a quien ya no quieras.
Para restale el valor a un campo es fácil, simplemente primero haces la consulta del registro pedido y le restas uno y vuelves a actualizar el registro con el nuevo valor.
Esto es solo la idea, ya te toca programarlo
mucha suerte.