Yo no sé mucho, pero a lo mejor te puedo orientar un poco. Existen unos CMS especializados en Gestión de proyectos en grupos.
Pues uno de los más famosos está disponible online pero es de pago:
Basecamp.
Demo:
http://basecamphq.com/demos/time
A mi me interesó para organizar mis proyectos con varias personas. Normalmente permiten crear proyectos individuales, asignarle qué usuarios pertenecen o colaborarán en cada uno, y asignar tareas individuales.
Buscaba un gestor de contenido similar a ese pero gratuito y encontré este:
Project Pier.
En principio parece bastante simple y cutre, bájate la beta y testealo en local a ver que te parece, yo le he puesto un nuevo theme y me está ayudando bastante con algún proyecto que otro.
Salu2.