El foro privado se hace con permisos, no con password. Simplemente creas un grupo de usuarios, pones ahi todos los socios de la asociacion, y les das permisos para entrar a ese subforo solamente al grupo ese que creaste
Es mucho mejor este sistema, que usar password. Ya que con el password tienes el problema que si por ejemplo un miembro deja la asociacion, tenes que cambiarle el password y darselo de nuevo a todos. Encambio con el sistema de permisos, solo lo sacas ese miembro del grupo y listo =)
Tutorial de Grupos:
http://www.phpbb-es.com/foro/grupos
Tutorial del Sistema Permisos:
http://www.phpbb-es.com/foro/permisosphpbb3
Ahi se explica bastante simple como funcionan los grupos y permisos, de todas maneras tan solo con darte un poco de maña lo vas a poder hacer sin tutorial, pero por si las dudas los dejo.
Luego con respecto a cambiar los botones, tan solo tienes que cambiar los botones que estan en /styles/TU_STYLE/imageset
Y ahi veras carpetas como por ejemplo /es o /en, en donde estan los botones que buscas. En /es estaran los botones en español, y en /en estaran en ingles. Y no olvides refrescar el cache del imageset del theme en cuestion luego de hacer los cambios