crear base de datos autocompletable a la cual recurrir para extraer informacion

[rex16]

Hola maestros, les comento:

Necesito saber de que forma, es decir, que funciones o acciones en caso de haberlas puedo utilizar para realizar lo siguiente:

-Tengo una lista de personas en excel(5.000 APROX) con simples datos de cada una, como 8 datos por persona, mas otros datos variables que debo agregar segun corresponda.
-Periodicamente necesito crear un informe con algunas de esas personas, a veces 30 a veces 500, pero siemprE las mismas con los mismos datos basicos como telefono,direccion y adicionalmente alguna opcion
que se encuentra dentro de las mismas ya establecidas, me explico: de don pedro en una lista digo que fue a dormir y en la otra que fue a trabajar, eso varia en cada lista pero son opciones ya predeterminadas.
-El punto es que todo lo hago manualmente, asi, copio los datos basicos, nombre,apellido,telefono,direccion... y luego dependiendo si en esta lista fue a dormir o a trabajar lo agrego segun corresponda.

La pregunta e inquietud es:

se me ocurre que en excel o access o algo mas, pueda crear una base de datos fija que pueda usar para llenar la lista de cada mes, por ejemplo si escribo "pedro" en el primer campo me salgan las opciones, busco al
correspondiente y al escogerlo se llenan sus campos basicos y luego en los campos que pueden variar busco entre las opciones agregadas y escojo la adecuada.
me suena muy coherente y de verdad creo que se puede hacer, por eso, ya que no tengo mucho conocimiento de ofimatica quisiera que me den posibles opciones y/o soluciones y yo me la rebusco por mi lado,
es que ahora no tengo idea de que hacer.

P.D. hace un tiempo me dedico a aprender diseño web, esto es algo para el trabajo de una hermana, especificamente es una base de datos de usuarios de un seguro de salud. por eso no se mucho, pero aprendo, y si
la solucion es medio compleja no duden en echarmela que tratare.

GRACIAS.