Lo que te está planteando quimfv es que eso no es una opción que puedas configurar, o una tarea programada que puedas indicar, ni siquiera una función de Excel o Access que peudas usar. Eso es una funcionalidad que
tienes que crear en tu aplicativo,
programándola.
El cómo la hagas, es asunto de
programación. Nosotros acá sólo podemos decirte que no hay ninguna forma automática de hacer eso desde el MySQL o desde las aplicaciones de Office.
En otras palabras, si haces programación, entonces trata de planearlo, y si necesitas ayuda en PHP, postea la duda en el
Foro de PHP . Acá el tema es SQL y Bases de Datos (
normas del foro).