Capturar el evento guardar como en windows

[tomerqueves]

Resulta que tengo un compañero un poco novato en esto de los ordenadores y trabajamos con un sistema de correo electrónico y desde la central siempre nos mandan un archivo con el mismo nombre.
Yo le digo que haga una carpetita y que guarde en una carpetita pero siempre se le olvida y sobrescribe el fichero porque lo deja en el escritorio y esto nos trae muchos problemas en la empresa.

Necesito alguna idea para automatizar esto sin necesidad de que el tenga que crear un archivo. Por ejemplo cuando se baje el archivo y salte el guardar como y se le de a guardar, algún evento con visual o algo que renombre al anterior antes de guardar el nuevo, o si tienen alguna idea, la verdad es que tengo problemas con eso y si a lo mejor en herramientas administrativas o algo existiera alguna manera o alguien conoce algún truco para que esto no me pase más.
Gracias.