No tienes que "escribir" la función en todos los archivos sino mas bien, tenerla en un lugar donde sea accesible para todos los archivos. Es decir, en un archivo php que te asegures que siempre será incluído como ocurre, por ejemplo, con las conexiones a la DB.
Respecto de MCV es un tema un poco extenso, pero en pocas palabras, separa la vista del controlador, o sea, separa el HTML del PHP. Intenta no hacer esos echo de html dentro de variables. Como poco, si vas a mezclar código, prueba algo así:
<?php
//codigo php, variables, etc...
?>
<table>.... y ahora sueltas todo el html.
Algo que te puede ayudar si no trabajas con un framework es Smarty, que es un sistema de plantillas para separar el código del diseño. No es un sistema de plantillas en el sentido de "diseño prefabricado", si no que te permite separar código. Es mucho más fácil de implementar de lo que parece y una vez que lo domines (un par de días si eres un poco burro) enseguida empezarás a notar las ventajas. Empieza por solucionar el tema de la inclusión a ver qué pasa, saludos