1) .. Debes instalar un servidor FTP en cada PC de tus personas de tu empresa que actualicen esos datos. Cual instalar? .. depende del S.O. que tengan esos PC's .. Si usan windows podría ser el ServerU (hay miles .. visita sitios como
www.softonic.com)
Si quieres puedes crearles cuentas en tu servidor de tu hosting para el FTP .. pero podrían usar una sóla cuenta si lo deseas.
2) La conexión FTP <-> FTP vía PHP lo harías con las funciones de FTP de PHP:
www.php.net/ftp
El proceso sería:
Conectas al servidor del cliente (PC de esa persona de tu empresa) -> recoges el archivo(s) implicados -> lo almacenas temporalmente en tu servidor y lo mueves hacia el otro FTP haciendo una nueva conexión ..
Pero, .. si el Servidor que aloja tus páginas .php es el mismo de destino de esos archivos .. no hace falta hacer nua conexión FTP<->FTP . .tan sólo conectar al FTP de l cliente y listo . .ya lo tendrás en el servidor para que lo muevas a su destino definitivo con copy() por ejemplo .. o lo abras ahí mismo para procesarlo.
4) El "Cron Job" es una aplicación de entorno Linux .. (supongo que tu servicio de hosting usa Linux) . si usase windows sería el "programador de tareas". Ese servicio de "Cron Job" te lo tiene que permitir usar tu servicio de hosting (bien sea manualmente si se lo pides a ellos o bien automáticamente si dispones de esa funcionalidad en tu panel de control (ejemplo cPanel la incorpora).
Un saludo,