Crear una mini-base de datos en Access (dudas básicas)

[soysevillana]

¡Hola! Quisiera ver si hay alguien tan amable que me guie un poco para crear una base de datos en Access. Yo he utilizado mucho este programa a nivel usuaria, pero nunca he tenido que crear una.

Mi idea es crear tres tablas:

1.- Datos personales
2.- Ausencias
3.- Motivos de ausencia

En la tabla 1 he pensado poner estos campos:
Nombre
Apellidos
DNI
Cargo
Extensión (telefónica)

En la tabla 2 me hace falta poner:
Fecha inicio
Fecha final
Código ausencia (elegir de otra tabla, me parece que se hace con “cuadro combinado” pero cuando meto un código, todos los registros cogen ese código y cada registro debería llevar uno distinto)
Concepto ausencia (que se rellene automáticamente al elegir lo anterior, no he dado con la forma de hacerlo)
Año
Días
Observaciones

En la tabla 3 iría:
Código ausencia
Concepto ausencia
Ejemplos de esta tabla:
01 Asuntos propios
02 Vacaciones
03 Baja por enfermedad
04 Baja por accidente, etc...

Por lo que estoy viendo en unos apuntes, he llegado a la conclusión que la tabla 1 y 2 tendrían una relación indeterminada, mientras que la tabla 2 y 3 sería relación 1 a 1, ¿es así?

¿Debería tener una clave principal que se autogenere en las tablas 1 y 2, pero en la 3 podría ser el código de la ausencia?

¿Cómo consigo que al meter una ausencia en la tabla 2 se vaya a la persona de la tabla 1 que yo quiero? He estado haciendo pruebas con las relaciones que he indicado, pero me parece que falta algo más. ¿Puede ser algún tipo de clave que se relacione con la clave principal de la tabla 1?

Gracias por la ayuda que pueda venir, cualquier comentario será atentamente leído .

[jchuk]

Hola,
A ver...

En principio la tabla Datos Personales está planteada correctamente, y su clave principal podría ser un campo autonumérico que deberías añadir a los existentes.

Sobre la tabla Ausencias, entiendo que año y días son campos que reflejarán el tiempo, en años y/o en días de ausencia, por lo que te sobran, ya que esos valores se pueden calcular a partir de las fecha de inicio y final.
Del mismo modo te sobra el concepto de ausencia, pues se debe obtener a través del código de ausencia.
La clave principal de esta tabla puede ser también un autonumérico que añadas a los campos existentes.

La tercera tabla puede ser como tú dices, con el código de ausencias como clave principal.

Relacionarás la tabla de los motivos de ausencia, con la de Ausencias, de 1 a varios. Lo conseguirás fácilmente, si en el código de ausencia de la tabla Ausencias escoges en el tipo de campo Asistente para búsquedas, y ahí escoges los valores de la tabla Motivos de Ausencia.

Además de esto, necesitarás una tabla más, llámala Personas_ausencias, por ejemplo. En esta tabla puedes tener un campo código que sea autonumérico, y además, el campo codigo de la tabla datos personales, y el campo código de la tabla Ausencias.

Relacionarás Datos Personales con esta nueva tabla a través del código, y también relacionarás Ausencia con esta última tabla a través del código. Ambas relaciones de 1 a varios.

Con eso ya tienes el diseño.

Para obtener el resto de lo que comentas harás una consulta con todas las tablas y en ella vas añadiendo los campos que necesitas, además de dos campos calculados, uno que calcule los días de ausencia, y otro que calcule los años de ausencia.

Más o menos y a nivel general, eso creo que es todo.

No sé si se ha entendido bien, o ha quedamo muy "chapa".

Un saludo.

[soysevillana]

Jchuk, antes que nada darte las gracias por haberte leído mi post, eres muy amable por intentar ayudarme.

No he podido ponerme con esto por el puente y porque ayer estuve ocupada, voy a empezar a estudiar lo que me has puesto, quizás luego haga más comentarios. Sin embargo, hay cosas que ya he visto a primera vista.

Creo que en la tabla ausencias, los campos año y días son necesarios por lo siguiente. Hay permisos que aunque se cojan un año, se cargan al anterior. Por ejemplo, los asuntos propios los podemos coger hasta el 31 de enero del año siguiente. Así que si alguien se pide libre el 7 de enero de 2.011, puede ser que sea del año 2010 o del 2011, tengo que meterlo a mano.

El tema de los días, es que hay permisos que se computan por días hábiles y otros por naturales. Por eso en otra base de datos similar a mi idea que usé en el pasado también existía ese campo. Teniendo en cuenta que no somos muchos en esta oficina, no me parece una carga de trabajo exagerada.

Lo de que me sobra el campo "concepto ausencia" sí estoy de acuerdo. No había caído que al visualizar los datos lo cogerá de la tercera tabla.

¿Para qué me hace falta la tabla personas_ausencia? Eso no lo he entendido bien. Ahora mismo me pongo a hacer pruebas con tus apuntes y comentaré aquí cómo me va .

Gracias de nuevo. Un saludo.