Consulta LOPD

[arancib]

Mi empresa únicamente archiva en papel las nóminas y contratos de los trabajadores que se son de nivel básico pues no aparecen datos de minusvalía y otros que pudieran ser Altos, sin embargo la asesoría que son nuestros encargados de tratamientos, si poseen datos de nivel alto de nuestros trabajadores como son los partes de altas y baja en formato electrónico, TC2, etc. Con lo cual ¿Mi empresa pude dar de alta nuestro fichero como Básico en Papel y la Asesoría deberá dar de alta el fichero de mis trabajadores, pues trata datos personales, como Alto y automatizado? ¿O deberíamos dar de alta nosotros ese fichero como alto y automatizado, y en caso afirmativo ¿Como vamos a elaborar el documento de seguridad para nivel alto automatizado si en nuestra empresa no hay ningun fichero de estas características y como sabemos que medidas cumplirá la Asesoría?

Gracias

[333333]

Iniciado por arancib

Mi empresa únicamente archiva en papel las nóminas y contratos de los trabajadores que se son de nivel básico pues no aparecen datos de minusvalía y otros que pudieran ser Altos,

Este es un error muy común en las empresas.

Tu empresa trata datos de nivel básico y datos de nivel medio ya que los datos económicos de las nóminas adquieren el nivel medio de protección.

Para almacenar datos de alguien previamente es necesario que exista un tratamiento de datos.

La pregunta que debéis haceros es la siguiente:

Si la asesoría realiza las nóminas ¿Quién le comunica a la asesoría si hay que incluir alguna hora extra, si hay que incluir algún concepto en dietas o en comisiones u otros conceptos?

sin embargo la asesoría que son nuestros encargados de tratamientos, si poseen datos de nivel alto de nuestros trabajadores como son los partes de altas y baja en formato electrónico, TC2, etc.

Otra pregunta que os deberéis hacer es:

Y a la asesoría ¿Quién le da la información para que maneje datos de nivel alto?

Con lo cual ¿Mi empresa pude dar de alta nuestro fichero como Básico en Papel

No

y la Asesoría deberá dar de alta el fichero de mis trabajadores, pues trata datos personales, como Alto y automatizado?

No

¿O deberíamos dar de alta nosotros ese fichero como alto y automatizado,

Tu empresa es la responsable de todos los datos de los trabajadores. La obligación de inscribir los ficheros, en el nivel adecuado es vuestro.

Por lo que deduzco el tratamiento es mixto, automatizado y en papel.

¿y en caso afirmativo Como vamos a elaborar el documento de seguridad para nivel alto automatizado si en nuestra empresa no hay ningun fichero de estas características

Esa deducción es errónea ya que si disponéis de un fichero con datos de los empleados.

Repásate el artículo 5 Definiciones. del R.D. 1720/2007

y como sabemos que medidas cumplirá la Asesoría?

Gracias

Con el contrato de prestación de servicios con la asesoría y pidiéndoles que os presenten una prueba de cumplimiento, según el artículo 20.2 del R.D. 1720/2007.

Por favor, no dejes de leerte detenidamente el R.D. 1720/2007, te clarifica estas dudas y muchas otras que tendrás.

Un saludo

[ICEF]

Buenos días,

Me adhiero a lo comentado por 333333, salvo, siempre bajo mi punto de vista, que los datos económicos de las nóminas yo no los encuadro dentro del nivel medio, sino como bajo.

Por otra parte, ¿la asesoría tiene los partes de alta y baja con los motivos de dicha alta y baja? Porque si no tienen los motivos el nivel es básico.

Como te han copmentado, es necesario que sea tú empresa la que dé de alta el fichero o ficheros ante la AEPD, teniendo en cuenta que debes señalar a la aseosría como encargado de tratamiento y como cesión de datos a la Seguridad Social y a las entidades banacrias si pagas las nóminas a través de entidades bancarias.

Así mismo, la competencia de elaboración del Documento de Seguridad es tuya, debiendo firmar el correspondiente contrato de encargado de tratamiento con la asesoría y estableciendo que se ahacen responsables de establecer las medidas de seguridad acordes al nivel de seguridad. Dicho extremo lo tienes que contemplar en tú documento de seguridad. Por otra parte, debes informar a los trabajadores y debes tener en cuenta la empresa, si la tuvieres, de prevención de riesgos -tratamiento de revisiones médicas.-

Un saludo.

[arancib]

Otra cuestión es la Empresa de PRL a la que yo únicamente le doy una relación nominal de mis trabajadores, pero según varios informes jurídicos que ha emitido la Agencia de Protección de datos la empresa de PRL se considera una cesión al tratar los datos de vigilancia sobe la salud que cada trabajador le proporciona, en consecuencia ellos son los responsable de tratamiento, o estoy equivocada y tambien son encargados de tratamiento? Lo que si entiendo que son documentos de nivel alto son los partes de accidente que mi empresa debe disponer para la autoridad laboral, ¿no? En cuanto a los TC2 que tb dispongo de ellos según otro informe de la Agencia entiendo que son de Nivel Alto ¿no?

Gracias otra vez y un saludo

[ICEF]

Buenos días,

Respecto a la PRL es como dice, son responsables de ficheros, por tanto es una cesión de datos amparada por la legislación.

En cuanto a los TC2 y partes de accidentes de trabajo, en cuanto éstos incluyen algún dato de salud relacionada con una persona física -fractura de brazo, deficiencia visual, motivos de la baja, etc.- entonces son de nivel alto, incluidos el porcentaje de discapacidad.

Un saludo.

[arancib]

Una cosa más;

En el caso de las cesiones no es necesario firmar un contrato de cesión ¿no? únicamente debo informar a las personas de las q cedo estos datos de tal cesion, aunque si es por ley no necesito el consentimiento de las mismas. En cuanto a las mutuas tb entiendo que son cesiones, al igual que las entidades bancarias para el pago de las nóminas de mis trabajadores.

Gracias otra vez y un saludo