LOPD. Cambiar p. jurídica

[freegirl]

Hola:

Un responsable del fichero que cambia de forma jurídica, el negocio es el msimo y la gente la misma, por ejemplo si antes era autónomo ahora pasa SL, o cualquier otro cambio de CB a SL, SL a autónomo, etc.

2 dudas:

1) Entiendo que en el NOTA sólo se debería modificar los datos del responsable del fichero. Es decir que serviría la misma inscripción ¿corretco? Ídem para el documento de seguridad ¿no?
2) ¿se tiene que enviar una carta o correo a clientes y usuarios para notificarles ese cambio?

[eryca]

En relación a la primera duda que planteas, efectivamente los ficheros inscritos en el RGPD deben mantenerse actualizados, y por tanto tienen que notificarse todas las modificaciones, como el cambio de denominación social, forma societaria o de personalidad jurídica.

En base a lo anterior, entiendo que de igual manera debe informarse a los clientes del cambio en la denominación societaria o forma social, pues los titulares de los datos personales tratados, en el caso de ver denegado por parte del responsable el ejercicio de sus derechos (ARCO), deben presentar una reclamación ante la Agencia, informando de la identidad de la persona física o jurídica responsable.

[Guardatum]

Hemos tenido varios casos similares al que comentas. En el primero de ellos intentamos realizar una modificación del fichero únicamente en cuanto al Responsable del Fichero. El resultado fue que la AEPD nos contestó que eso no era posible y que la forma de proceder era la siguiente:

- Dar de baja el fichero/ficheros con el responsable que ya no existe (aunque sea la misma gente/misma organización/medios, etc.)
- Dar de alta el fichero/ficheros con el nuevo reponsable.

Evidentemente, una vez realizado el "cambio" de titular, tendrás que informar a los interesados de que sus datos van a ser tratados por la nueva mercantil/empresario.

Es algo bastante común y que ha ocurrido recientemente con las fusiones de las entidades bancarias.

Saludos.

[eryca]

La verdad es que me parece algo extraño, pues desde la página oficial de la Agencia de Protección de Datos informan sobre este tema:

Notificación del cambio de Responsable: Deberá indicar en el apartado de Modificaciones de la inscripción los datos correspondientes al responsable del fichero (razón social y cif) que figuran en la inscripción del fichero. Los datos correspondientes a la nueva denominación del responsable, se introducen en el apartado 1 : responsable del fichero.

Además de la notificación se debe adjuntar la documentación que justifique el cambio de titular o denominación social.

[freegirl]

pues la verdad que sí es muy raro. ¿Y para cambios de razón social también? tengo clientes que les ha ocurrido tanto lo uno como lo otro (cambio de denominación o cambio de p.jurídica) y sólo notifican el cambio de nombre a la agpd y listo.

No entiendo q si la empresa es la misma, y sólo cambia la p.jurídica tengas que enviar una carta a todos los usuarios y clientes...Entiendo que sí proceda así en fusiones porque no sigue siendo lo misma empresa.

¿tu caso era de fusiones o por ej. un autónomo que pasa a SL?


No tiene sentido entonces que exista la posibilidad de modificar el responsable del fichero....

EDITO:
además como dice eryca, en la propia web dice:

¿Cómo notificar un cambio de responsable?
Deberá indicar en el apartado Modificación de la inscripción los datos correspondientes al responsable del fichero (Razón social y CIF) que figuran en la inscripción del fichero.
Los datos correspondientes a la nueva denominación del responsable del fichero (razón social y NIF/CIF) se introducirán en el apartado 1. Responsable del fichero.
Además de la notificación se deberá adjuntar la documentación que justifique el cambio de titular.
Se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el RD 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 que, en su artículo 19 establece que “En los supuestos en que se produzca una modificación del responsable del fichero como consecuencia de una operación de fusión, escisión, cesión global de activos y pasivos, aportación o transmisión de negocio o rama de actividad empresarial, o cualquier operación de reestructuración societaria de análoga naturaleza, contemplada por la normativa mercantil, no se producirá cesión de datos, sin perjuicio del cumplimiento por el responsable de lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre”.
Si el cambio se debe a un error en la consignación de los datos del responsable durante la inscripción inicial del fichero, será suficiente con enviar un escrito firmado por persona con representación suficiente del responsable del fichero indicando la subsanación correspondiente.

e incluso yo entiendo que por sólo cambiar de forma jurídica tampoco debes notificar a los clientes ni usuarios.

[Guardatum]

Los casos más habituales a los que hacía referencia son similares a los siguientes:

Autónomo que cesa como tal pero el negocio pasa a llevarlo su esposa (también autónomo). El negocio seguía siendo el mismo (comercio textil), mismo personal, misma infraestructura, etc.

Al realizar el cambio de titular recibimos llamada de la AEPD diciendo que eso no era posible, que había que dar de baja uno y de alta otro (explicándoles la situación).

Si se mira con detenimiento realmente este supuesto no entra dentro del artículo 19 de la LOPD: "...fusión, escisión, cesión global de activos y pasivos, aportación o transmisión de negocio o rama de actividad empresarial, o cualquier operación de reestructuración societaria de análoga naturaleza, contemplada por la normativa mercantil", porque no es una operación societaria propiamente dicha.

Por eso la AEPD pide que "además de la notificación se deberá adjuntar la documentación que justifique el cambio de titular". Se referirá al documento (escritura pública, nota informativa del registro mercantil) que acredite esa operación societaria. Y en el caso que comento no había nada de eso.

Saludos.