LOPD grupos empresariales

[juanje]

Mi empresa pertenece a un grupo emresarial, formado por tres empresas, las tres empresas llevan el control en una base de datos, en el mismo servidor, la misma base de datos. Una empresa reparte bebidas a bares, otra confeciona trajes, y la otra se engarga de poner suelos de parqué etc. He llamado a la AGPD para preguntar si puedo hacer la LOPD para el grupo completo, es decir , solo una LOPD, no 3, y me respondieron que si, pero no me queda muy claro como hacerlo, ni si tengo que realizar contratos de tratamiento, porque una de las empresas administra a las otras, lleva la facturacion, contabilidad etc.

Ruego que me asesoren si pueden

Muchas gracias

[ICEF]

Buenos días,

En primer lugar, me extraña que la AEPD te haya recomendado o dicho que puedes realizar una sola adaptación LOPD que te sirva para las tres empresas. Eso lo puedes hacer si las tres operan bajo el mismo CIF, sino es así tienes que realizar tres adaptaciones, una por cada CIF, es decir, tres. Por lo tanto, deberías realizar 3 documentos de Seguridad y adaptar a las tres por separado y, a su vez, conjuntamente, a las obligaciones de la normativa en protección de datos, así como notificar los ficheros independientemente, aunque haya apartados que coincidan y sean aplicables para las tres empresas.

Si las tres empresa pueden acceder a los datos de las otras indistintamente, te encuentras ante una cesión de datos, en todos los sentidos. Así mismo, la empresa que administras a las otras dos, sería un encargo de tratamiento.

A Posteriori, habría que ver el tema del servidor, cómo se encuentra gestionado, quién puede acceder, etc. Habría que ver que relaciones mercantiles teneís entabladas con terceras empresas y cuáles de ellas tratan datos personales de las tres empresas y bajo qué parámetros.

Finalmente, habría que estudiar las medidas de seguridad establecidas y el nivel de sensibilidad de los datos para determinar el nivel de aquellos. Por su parte, debería redactarse unas funciones y obligaciones del personal que trabaja para el grupo separadamente en función de la empresa a la que pertenezcan, es decir, con la que tengan entablada la relación laboral.

Esto es unos comentarios por encima, pero como podrás intuir necesita de un estudio mucho más pormenorizado y minucioso.

Antes de nada tienes que saber si las tres empresa operan bajo el mismo CIF o si este es independiente, uno para cada una de las empresa que conforman el grupo, por lo que puedes tener un CIF del grupo empresarial y tres CIF para las tres empresas. Si disponenen de CIF difernete debes adaptar a las empresas por separado, es decir, tres o cuatro adaptaciones LOPD.

Espero que te haya servido.

Un saludo.

[juanje]

Muchas gracias por tu respuesta, aunque no me queda claro el tema de las cesiones de datos, porque no sabria decir cual es la finalidad de la cesión, ya que las empresas se dedican a temas muy diferentes. Tengo claro que hay que realizar 3 adaptacions a la LOPD y 1 más en el caso de que el grupo empresarial tenga también datos persoales, también tengo claro que una de las empersas es encargada de tratamiento de las otras dos, pero no entiendo como puedo hacer lo de la cesión de datos.
La verdad es que no se porque las tres empresas tenen que ver los datos de las demás, pero es asi, en la información a los clientes supogo que tendrem os que informar de que los datos van a ser accesibles por las tres empresas.

Se me ocurre otra pregunta, la empresa que administra al grupo de empresas, es decir a las 3 empresas, es la unica que tiene acceso a los datos, entonces habría cesión de datos?? o sólo tratamiento por parte de esta empresa?

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Iniciado por juanje

Muchas gracias por tu respuesta, aunque no me queda claro el tema de las cesiones de datos, porque no sabria decir cual es la finalidad de la cesión, ya que las empresas se dedican a temas muy diferentes. Tengo claro que hay que realizar 3 adaptacions a la LOPD y 1 más en el caso de que el grupo empresarial tenga también datos persoales, también tengo claro que una de las empersas es encargada de tratamiento de las otras dos, pero no entiendo como puedo hacer lo de la cesión de datos.
La verdad es que no se porque las tres empresas tenen que ver los datos de las demás, pero es asi, en la información a los clientes supogo que tendrem os que informar de que los datos van a ser accesibles por las tres empresas.

Se me ocurre otra pregunta, la empresa que administra al grupo de empresas, es decir a las 3 empresas, es la unica que tiene acceso a los datos, entonces habría cesión de datos?? o sólo tratamiento por parte de esta empresa?

Hola juanje. ICEF tiene toda la razón.

Para saber la finalidad de la cesión de datos de las empresas se lo tienes que preguntar a los responsables de esas empresas.

La empresa que administra a las otras es la encargada del tratamiento, ya que gestiona los datos de las otras, por lo que es necesario que dispongan de un contratao de prestación de servicios y que cumpla con el mismo nivel de seguridad que las otras empresas.

Y recuerda, los responsables de las empresas son los que tienen las respuestas a tus preguntas.