Yo también considero que estas confundido.
Micro$oft Exchange Wikipedia
Micro$oft Office, sea la versión que sea, es simplemente un cliente de correo, o sea, un programa para que desde el mismo, podas leer tus correos configurándolo según el servidor de correo.
Ahora para tu caso, creo que lo más conveniente hubiera sido, configurar esa cuenta de correo en común como IMAP. De esa forma, podras verlo siempre en cualquier equipo sin descargarlo del servidor de correo, sea cual sea el que uses.